Ein Erfassungsformular ist ein strukturiertes Formular, mit dem zu Beginn einer Geschäftsbeziehung wichtige Informationen von neuen Klienten, Kunden oder Projektbeteiligten erfasst werden. Unternehmen verschiedenster Branchen nutzen Erfassungsformulare für das Kunden-Onboarding, den Projektstart, die Mitarbeitervorauswahl und das Fallmanagement. Die ausfüllende Person gibt in der Regel ihre Kontaktdaten, Hintergrundinformationen, den benötigten Service sowie relevante Vorgeschichten oder Dokumente an. So erhält das zuständige Team bereits vor dem ersten Gespräch oder Beratungstermin ein vollständiges Bild. Erfassungsformulare standardisieren die Informationsaufnahme, reduzieren den E-Mail-Austausch und schaffen einen dokumentierten Nachweis für Compliance- und Referenzzwecke. Ob auf Papier oder online: Ein gut gestaltetes Erfassungsformular stellt sicher, dass nichts Wichtiges übersehen wird.
Vorlagen für Erfassungsformulare bieten dir einen fertigen Ausgangspunkt, damit du strukturierte Daten von neuen Klienten oder Beteiligten erfassen kannst, ohne alles von Grund auf neu zu erstellen.
Schnelleres Kunden-Onboarding: Ein digitales Erfassungsformular ersetzt E-Mail-Ketten und Papierformulare durch einen einzigen Link. Neue Kunden tragen vor dem ersten Gespräch alles ein, was du brauchst. Das bedeutet weniger Verwaltungsaufwand und einen professionelleren ersten Eindruck.
Sauberere, zuverlässigere Daten: Integrierte Feldvalidierung, Pflichtfelder und Dropdown-Menüs sorgen für einheitliche Antworten. Du erhältst korrekt formatierte Telefonnummern, echte E-Mail-Adressen und vollständige Antworten statt halb ausgefüllter PDFs.
Anpassungsfähige bedingte Logik: Nicht alle Befragten benötigen dieselben Fragen. Bedingte Logik zeigt oder verbirgt Felder anhand vorheriger Antworten. So kann ein juristisches Erfassungsformular bei Vertragsstreitigkeiten einen anderen Pfad nehmen als bei Personenschäden, ohne den Nutzer zu überfordern.
Automatische Weiterleitung und Nachverfolgung: Wenn jemand ein Formular einreicht, können die Daten direkt an dein CRM übertragen, eine Bestätigungs-E-Mail ausgelöst oder ein Workflow gestartet werden. Kein Kopieren und Einfügen zwischen Tools.
Deine Marke statt eines generischen Formulars: Füge dein Logo hinzu, stimme die Farben ab und passe Schriftarten an, damit das Formular wie ein Teil deiner Website wirkt. Der erste Eindruck zählt – besonders, wenn du jemanden um persönliche Informationen bittest.
Kein Code und kein Entwickler erforderlich: Dank Drag-and-Drop-Buildern und KI-gestützter Formularerstellung kann jeder in deinem Team ein Erfassungsformular in wenigen Minuten einrichten, bearbeiten oder duplizieren.
Der Kern ist in jeder Branche gleich: Name, E-Mail, Telefon, benötigte Leistung, Ziele, Budget und Zeitrahmen. Was sich unterscheidet, ist das, was du vor dem ersten Gespräch wissen musst. Jedes Beispiel nennt die Fragen, die du ergänzen solltest, und die Vorlage, mit der du startest.
Beispiel für ein Kundenaufnahmeformular für Dienstleister
Für Berater, Agenturen, Freelancer und jedes Unternehmen, das eine Dienstleistung verkauft.
Name, E-Mail, Telefon und Unternehmenswebsite
Welche Leistung sie brauchen, als Multiple Choice, damit du die Antworten sortieren kannst
Das Problem, das sie lösen möchten, in ihren eigenen Worten
Wie ein gutes Ergebnis aussieht
Budgetrahmen
Wann sie starten möchten
Wie sie auf dich aufmerksam geworden sind
Starte mit: Termin für Unternehmensberatung oder Terminplanungsformular für Agenturen. Oder erstelle dieses Formular mit KI.
Fragebogen für Immobilienkäufer
Qualifiziere Käufer vor der ersten Besichtigung.
Ob sie allein oder mit Partner kaufen
Gewünschte Lagen und Immobilienart
Muss-Kriterien wie Anzahl der Schlafzimmer, Außenbereich oder Schuleinzugsgebiet
Preisrahmen
Finanzierungszusage: ja, in Bearbeitung oder noch nicht
Ob sie zuerst eine eigene Immobilie verkaufen müssen
Wann sie umziehen möchten
Ob sie bereits mit einem anderen Makler zusammenarbeiten
Starte mit: Terminvereinbarungsformular für Immobilien oder bei Vermietungen mit dem Mieter-Qualifizierungsformular. Oder erstelle dieses Formular mit KI.
Mandantenaufnahmeformular für Kanzleien
Prüfe neue Mandate vor dem Beratungsgespräch.
Art des Rechtsanliegens, als Dropdown, damit jede Fallart eigene Folgefragen erhält
Was passiert ist, in wenigen Sätzen
Wichtige Daten und bekannte Fristen
Namen der anderen Beteiligten, für deine Interessenkonfliktprüfung
Ob sie in dieser Sache bereits mit einem anderen Anwalt zusammengearbeitet haben
Wie dringend es ist
Relevante Unterlagen als Datei-Upload
Starte mit: Mandantenaufnahmeformular für Rechtsdienstleistungen oder Anwaltsvermittlungsformular. Oder erstelle dieses Formular mit KI.
Coaching-Aufnahmeformular
Hol das Beste aus der ersten Sitzung heraus. Frag nur nach Zielen und Organisatorischem.
Was sie ändern möchten und warum gerade jetzt
Was sie bereits ausprobiert haben
Wie Erfolg in drei bis sechs Monaten aussieht
Wie sie am liebsten arbeiten: per Video, Telefon oder persönlich
Welches Paket oder Format sie interessiert
Wann sie verfügbar sind
Starte mit: Formular zur Terminvereinbarung für Beratungen. Oder erstelle dieses Formular mit KI.
Kundenaufnahmeformular für Steuerberatung und Buchhaltung
Kläre den Umfang, bevor du ein Angebot erstellst.
Privatperson oder Unternehmen
Rechtsform: Einzelunternehmen, GmbH, Personengesellschaft oder AG
Benötigte Leistungen: Steuererklärung, Buchhaltung, Lohnabrechnung oder Beratung
Betroffene Steuerjahre
Die Buchhaltungssoftware, die sie nutzen
Wer die letzte Steuererklärung erstellt hat
Die Steuererklärung des Vorjahres als Datei-Upload
Frage Sozialversicherungs- und Kontonummern nicht im Formular ab, sondern später über einen sicheren Kanal. Starte mit: Termin für Unternehmensberatung. Oder erstelle dieses Formular mit KI.
Kundenaufnahmeformular für Finanzberater
Bereite das erste Analysegespräch vor.
Hauptziel: Altersvorsorge, Geldanlage, Versicherung oder Nachlassplanung
Haushalt und Lebensphase
Eine grobe Spanne des anlagefähigen Vermögens
Ob sie aktuell einen Berater haben
Wann sie aktiv werden möchten
Bevorzugtes Gesprächsformat
Starte mit: Terminformular für Finanzberater oder Terminvereinbarungsformular für Versicherungen. Oder erstelle dieses Formular mit KI.
Dein Erfassungsformular ist in wenigen Minuten live. So geht's:
Vorlage auswählen: Durchsuche die obigen Vorlagen für Erfassungsformulare und wähle eine aus, die zu deinem Anwendungsfall passt. Ob du ein Kundenaufnahmeformular, ein juristisches Erfassungsformular oder ein Projekt-Erfassungsformular brauchst: Jede Vorlage enthält bereits die passenden Felder und die richtige Logik.
Formular anpassen: Öffne den Drag-and-Drop-Builder für Erfassungsformulare und passe Felder, Beschriftungen und den Seitenablauf an. Füge dein Logo hinzu, ändere Farben und ordne Abschnitte neu an. Oder nutze den AI Agent, um Änderungen in einfacher Sprache zu beschreiben.
Bedingte Logik hinzufügen: Richte Regeln ein, um Fragen anhand vorheriger Antworten ein- oder auszublenden. Ein juristisches Erfassungsformular kann je nach Fallart verzweigen; ein Beratungsformular kann Budgetfragen für Bestandskunden überspringen.
Veröffentlichen und teilen: Bette das Online-Erfassungsformular auf deiner Website ein, teile es als eigenständige Seite oder versende den Link direkt per E-Mail. Das Formular funktioniert auf jedem Gerät, sodass Kunden es auf ihrem Smartphone oder Laptop ausfüllen können.
Tools verbinden: Integriere HubSpot, Salesforce, Google Sheets, Mailchimp oder eines von 55+ Tools, damit Einreichungen automatisch in deine vorhandenen Systeme fließen. Richte auf der Registerkarte „Connect“ Bestätigungs-E-Mails und Follow-up-Workflows ein.
Eine ausführlichere Anleitung findest du in unserem Leitfaden zum Erstellen eines Kundenaufnahmeformulars.
Das Erfassungsformular ist der Startpunkt für dein Follow-up. Mit involve.me setzt jede Einreichung die nächsten Schritte in Gang:
Kontaktkarte: Jede Einreichung wird als Kontakt im integrierten CRM gespeichert, inklusive aller Antworten.
Tags: Versieh jeden Kunden mit Tags nach Leistung, Branche oder Antwort, damit du auf einen Blick siehst, wer was braucht.
E-Mail-Sequenzen: E-Mail-Sequenzen versenden automatisch die Willkommens-E-Mail, die Liste der benötigten Unterlagen und eine Erinnerung zur Terminbuchung.
Integrationen: Sende Antworten über den Tab „Connect“ an HubSpot, Salesforce, Google Sheets, Mailchimp und mehr.
Exporte: Lade jede Einreichung als CSV- oder XLS-Datei herunter.
Nicht jede Funktion ist in jedem Tarif verfügbar. Tarife vergleichen.
