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Kundenaufnahmeformulare, die dein CRM füllen und automatisch nachfassen

Beschreibe dein Business, und die KI erstellt dein Kundenaufnahmeformular. Jede Antwort landet auf der Kontaktkarte des Kunden, und deine Willkommens-E-Mail-Sequenz wird automatisch versendet.

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Mandantenaufnahme
Coaching-Aufnahme
Steuerbüro-Aufnahme
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Mit einer Vorlage starten

Entdecke Vorlagen für Kundenaufnahmeformulare für deine Branche

Öffne eine Vorlage für Anwaltskanzleien, Finanzberater, Unternehmensberater oder Immobilienmakler, passe die Fragen an und veröffentliche sie auf deiner Website.

Alle Vorlagen für Aufnahmeformulare ansehen
client intake form for legal services.

Mandantenaufnahmeformular für Rechtsdienstleistungen

Mieter-Qualifizierungsformular

appointment form.

Terminformular für Finanzberater

template of overview page for services provided.

Termin für Unternehmensberatung

company appointment scheduling.

Formular zur Terminvereinbarung für Beratungen

referral form.

Anwaltsvermittlungsformular

Request Collection Form for Real Estate Template.

Anfrageformular für Immobilien

Meeting Scheduling Form for Insurance Template.

Terminvereinbarungsformular für Versicherungen

SOC 2® Type 2-geprüft und von Grund auf DSGVO-konform

SOC 2 badge. gdpr compliance badge.

Vom Aufnahmeformular zum ersten Termin, ohne Verwaltungsaufwand

In wenigen Minuten mit KI erstellt

Beschreibe dein Business, und der AI Agent erstellt ein Formular mit Logik und Fragen.
Contacts.

Jeder Kunde wird zum Kontakt

Jede Antwort landet auf einer Kontaktkarte im integrierten CRM, bereit für das erste Gespräch.
Email workflow.

Automatisch nachfassen

E-Mail-Sequenzen begrüßen jeden Kunden und senden die nächsten Schritte, passend zu seinen Antworten.
Calendar integration embedded.

Den Termin buchen

Kunden wählen Datum und Uhrzeit in deinem Kalender, ohne das Formular zu verlassen.
Funnel question becomes contact data.

Qualifiziere jeden Kunden vor dem ersten Gespräch

Bewerte die Antworten zu Leistung, Budget und Zeitrahmen, und lass das Ergebnis entscheiden, was als Nächstes passiert. Passende Kunden buchen den ersten Termin, und alle anderen erhalten einen nächsten Schritt, der zu ihnen passt.

  • Bedingte Logik zeigt jedem Kunden nur die Fragen zu seiner Leistung

  • Punktebasierte Ergebnisse zeigen den Buchungsschritt nur Kunden, die sich qualifizieren

  • Workflows taggen jeden Kunden und benachrichtigen die richtige Person in deinem Team per E-Mail, ab dem Start-Plan

Was Kunden über involve.me sagen

Automated email workflow for coaches.

Begrüße jeden neuen Kunden mit E-Mail-Sequenzen

Die Antworten entscheiden, welche E-Mails rausgehen: was vorzubereiten ist, wie der erste Termin abläuft und was danach passiert.

  • Die KI entwirft den Follow-up-Workflow aus deinem Aufnahmeformular

  • Verzweige nach jeder Antwort und lege die Wartezeit zwischen den E-Mails fest

  • Füge Tags hinzu oder entferne sie, aktualisiere den Kontakt und benachrichtige dein Team per E-Mail

Intake form signature and file upload.

Sammle Unterschriften, Dokumente und Vorschüsse in einem Formular

Auftragsvereinbarungen, Ausweise, Steuerunterlagen und unterschriebene Einwilligungen kommen in einem Durchgang an und werden mit der Einreichung gespeichert.

  • E-Signatur-Feld für Einwilligungen und Auftragsvereinbarungen, im Scale-Plan

  • Datei-Uploads bis 20 MB pro Datei im Start-Plan und 200 MB im Scale-Plan

  • Erhalte einen Vorschuss oder eine Anzahlung über Stripe, PayPal oder Square

Funktionen, die deine Kundenaufnahme sauber halten

Blockiere unerwünschte Einreichungen und sieh jeden neuen Kunden, sobald er das Formular abschließt.

Verifizierte E-Mail-Adressen und Telefonnummern

Ein Einmalcode bestätigt die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, bevor das Formular abgesendet wird.

Unerwünschte Einreichungen blockiert

Lehne Wegwerf- und private E-Mail-Adressen sowie doppelte Telefonnummern ab.

Sofortige Team-Benachrichtigungen

Erhalte jede neue Aufnahme per E-Mail, in Slack oder in Microsoft Teams, mit allen Antworten.

Teileinreichungen

Sieh, wer das Aufnahmeformular begonnen hat und wo abgebrochen wurde, und fasse dann nach (wenn vor dem Verlassen eine E-Mail-Adresse eingegeben wurde).

Dein Branding

Dein Logo, deine Farben und Schriftarten in jedem Schritt, damit sich das Formular nahtlos in deine Website einfügt.

Fragen nach Leistungsart

Bedingte Logik und antwortbasierte Weiterleitung zeigen jedem Kunden nur die Fragen zu seiner Leistung.

SOC 2® Type 2-geprüft und von Grund auf DSGVO-konform

SOC 2 badge. gdpr compliance badge.
involve.me all-in-one-platform.

Kundenaufnahme und Follow-up in einem Abonnement

Anders als Formular-Builder, die nur Antworten sammeln und weitergeben, verbindet involve.me das Aufnahmeformular direkt mit der Follow-up-Journey. Formular, Kontaktdatensatz und E-Mail-Sequenzen liegen an einem Ort.

  • Ersetzt einen Formular-Builder, ein separates CRM und ein E-Mail-Tool

  • Jede Antwort steht bereits im Kontaktdatensatz

  • Lässt sich in WordPress, Webflow, Squarespace oder eigene Websites einbetten

Native Integrationen

Verbinde dein Aufnahmeformular mit deinen Lieblings-Apps.

Sende Antworten aus dem Aufnahmeformular und neue Kontakte an die Tools, die du bereits nutzt. 55+ native Integrationen, darunter HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM, Mailchimp und Google Sheets, plus Zapier und Webhooks.
Alle Integrationen ansehen
Active Campaign integration.
awaber icon.
Campaign Monitor integration.
cleverreach icon.
constant contact icon.
Drip integration.
encharge icon.
facebook pixel logo.
freshsales icon.
getresponse integration.
get gist logo icon.
google analytics logo.

Was ist Kundenaufnahme?

Kundenaufnahme umfasst alles zwischen der ersten Nachricht eines neuen Kunden und dem ersten Termin: die Anfrage, das Aufnahmeformular, die Prüfung, ob der Kunde passt, die Terminbuchung und die Willkommens-E-Mails.

Von Hand ist das eine Kette aus E-Mails, ein hin- und hergeschicktes PDF und ein Kalenderlink, an den jemand denken muss. Mit involve.me liegen Formular und Buchungsschritt in einem Funnel. Jede Antwort landet auf einer Kontaktkarte, und ein Automatisierungs-Workflow taggt den Kunden und sendet die passende E-Mail-Sequenz.

Was ist ein Kundenaufnahmeformular?

Ein Kundenaufnahmeformular ist der Fragebogen, den ein neuer Kunde vor dem ersten Termin ausfüllt. Er öffnet ihn über einen Link in deiner E-Mail oder direkt auf deiner Website, beantwortet ein paar Fragen und sendet ihn ab. Du erhältst seine Kontaktdaten, die gewünschte Leistung, seine Ziele, sein Budget und seinen Zeitrahmen sowie alle Dokumente, noch vor dem ersten Gespräch.

Es heißt auch Neukundenfragebogen, Kunden-Onboarding-Formular oder Aufnahmebogen. Anwaltskanzleien, Steuerberater, Coaches, Unternehmensberater und Immobilienmakler nutzen es, weil ein erster Termin besser läuft, wenn du die Grundlagen schon kennst.

Was du in einem Kundenaufnahmeformular abfragen solltest

Frag ab, was deinen nächsten Schritt bestimmt, und heb dir den Rest für den ersten Termin auf. Jede Antwort unten fließt in etwas ein, das nach dem Absenden passiert. Eine längere Liste mit Fragen findest du in unserem Leitfaden zum Erstellen eines Kundenaufnahmeformulars.

Frage

Warum du sie stellst

Was mit der Antwort passiert

Name, E-Mail und Telefon

Um zu wissen, wer der Kunde ist und wie du ihn erreichst

Erstellt die Kontaktkarte. Ein Einmalcode verifiziert auf Wunsch die E-Mail-Adresse (Scale-Plan)

Benötigte Leistung

Um die richtigen Fragen zu zeigen und den Kunden weiterzuleiten

Bedingte Logik zeigt die passenden Fragen, und ein Workflow taggt den Kontakt nach Leistung (Start-Plan)

Ziele und aktuelle Situation

Um den ersten Termin vorzubereiten

Wird auf der Kontaktkarte gespeichert und in deiner Team-Benachrichtigung mitgeschickt

Budget und Zeitrahmen

Um zu sehen, ob es passt und wie bald

Antwortbasierte Ergebnisse leiten qualifizierte Kunden zum Buchungsschritt

Wie der Kunde dich gefunden hat

Um zu erfahren, welcher Kanal gute Kunden bringt

Versteckte Felder ergänzen Quelle und Kampagne automatisch (Grow-Plan)

Dokumente

Um vor dem Termin alles Nötige zu haben

Das Datei-Upload-Feld sammelt sie mit der Einreichung ein

Einwilligung oder Auftragsvereinbarung

Damit die Vereinbarung vor Arbeitsbeginn unterschrieben ist

Das E-Signatur-Feld holt die Unterschrift ein (Scale-Plan)

Erster Termin

Um zu buchen, solange der Kunde noch dabei ist

Der Buchungsschritt zeigt deinen Kalender, und die Willkommens-E-Mail-Sequenz startet (Start-Plan)

Beispiele für Kundenaufnahmeformulare nach Branche

Der Kern bleibt in jeder Branche gleich: Kontaktdaten, Leistung, Ziele, Budget und Zeitrahmen. Was sich ändert, sind die Details, die du vor dem ersten Termin brauchst.

  • Anwaltskanzleien: die Art des Anliegens, wichtige Termine, die beteiligten Parteien und die Dringlichkeit.

  • Steuerberater und Buchhalter: die Rechtsform, die benötigten Leistungen, die betroffenen Steuerjahre und die hochzuladenden Dokumente.

  • Coaches: was Klienten verändern möchten, was sie schon ausprobiert haben und wie sie am liebsten arbeiten.

  • Immobilienmakler: Kauf oder Verkauf, Budget, Region, Zeitrahmen und Stand der Finanzierungszusage.

  • Unternehmensberater: das geschäftliche Problem, das Ziel, das Budget und wer die Entscheidung trifft.

Starte mit einer der Vorlagen für Aufnahmeformulare und passe die Fragen an dein Business an.

Online-Aufnahmeformulare vs. Papier, PDF und Google Forms

Papierformulare und ausfüllbare PDFs funktionieren, aber Kunden müssen sie herunterladen, ausfüllen und zurückschicken, und jemand tippt die Antworten danach ab. Google Forms läuft online und speichert die Antworten in einer Tabelle.

Ein mit involve.me erstelltes Online-Aufnahmeformular reagiert auf die Antworten. Es speichert jeden Kunden auf einer Kontaktkarte, zeigt nur die zutreffenden Fragen und bucht den ersten Termin. Ab dem Start-Plan startet es außerdem die Willkommens-E-Mail-Sequenz.

Häufige Fragen zu Kundenaufnahmeformularen

Ein paar Fakten zu Kundenaufnahmeformularen und wie involve.me sie umsetzt.

So kurz, wie es dein erstes Gespräch erlaubt. Frag nur ab, was du zur Vorbereitung brauchst, und heb dir den Rest für das Gespräch auf. Kurze Schritte und das Ausblenden von Fragen, die nicht zutreffen, sorgen dafür, dass mehr Kunden das Formular abschließen, vor allem auf dem Handy.

Direkt nachdem ein Kunde einen Termin gebucht oder sich gemeldet hat, vor dem ersten Treffen. Du kannst das Aufnahmeformular auch auf deiner Website einbinden, sodass es zum ersten Schritt wird und die Buchung am Ende steht.

Du kannst Aufnahmeformulare im Free-Tarif erstellen und veröffentlichen, mit bis zu 50 Einreichungen oder 500 Besuchen pro Monat. E-Mail-Sequenzen gibt es ab dem Start-Tarif, E-Signaturen und die E-Mail-Verifizierung per Einmalcode kommen mit Scale. Du kannst jede kostenpflichtige Funktion in einem Funnel-Entwurf testen, bevor du dich für einen Tarif entscheidest.

Ja. Füge das E-Signatur-Feld hinzu, um direkt im Formular eine Unterschrift unter eine Einwilligung, eine Richtlinie oder eine Auftragsvereinbarung einzuholen. E-Signaturen sind in den Plänen Scale und Enterprise verfügbar.

Ja. Das Datei-Upload-Feld nimmt Verträge, Ausweise, Kontoauszüge und andere Dokumente an. Der Speicherplatz beträgt 500 MB im Start-Plan, 1 GB im Grow-Plan und 5 GB im Scale-Plan, bei maximal 20 MB, 50 MB bzw. 200 MB pro Datei.

Ja. Füge einen Buchungsschritt hinzu, der deinen Kalender aus Calendly, Cal.com, HubSpot, Acuity, SavvyCal, TidyCal oder Microsoft Bookings anzeigt. Sichtbarkeitsregeln zeigen ihn nur Kunden an, deren Antworten sie qualifizieren.

Füge den Embed-Code in deine Seite ein, öffne das Formular als Pop-up oder teile es als Link. Das funktioniert mit WordPress, Webflow, Squarespace und individuell entwickelten Websites, und ab dem Grow-Plan veröffentlichst du es auf deiner eigenen Domain.

involve.me hat ein integriertes CRM, sodass jede Einreichung auf einer Kontaktkarte mit den Antworten und einem Aktivitätsverlauf landet. Ein Automatisierungs-Workflow fügt je nach Antworten Tags hinzu oder entfernt sie, und Segmente gruppieren Kontakte nach ihren Tags und Feldern. Wenn du bereits HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM oder Salesforce nutzt, werden die Antworten auch dorthin synchronisiert. HubSpot und Zoho CRM gibt es ab Grow, Salesforce ab Scale.