Comment utiliser les sondages pour améliorer la communication interne

Les sondages continuent de jouer un rôle majeur dans la compréhension de la démographie et du comportement humain.

Ils fournissent de précieuses informations sur les performances, la notoriété de la marque et les préférences du public. Des écoles aux associations à but non lucratif, des startups aux grandes entreprises, l'utilité des sondages peut se résumer en un mot : compréhension.

Pourtant, exploiter efficacement ces sondages pour la communication interne reste complexe. Ce guide t'explique comment faire et te propose des stratégies pour créer une culture d'entreprise transparente, collaborative et efficace grâce aux sondages.

Importance Des Sondages Pour La Communication Interne

Les sondages recueillent des données qualitatives. Les enseignements obtenus reposent donc sur la perception des répondants. Ce type de retour des employés, bien que subjectif, offre une mesure authentique de leur ressenti, facilite l'audit de la communication interne et contribue grandement à améliorer la stratégie de communication interne d'une entreprise. Voici ce que les sondages permettent de faire :

• Les sondages permettent aux ressources humaines et aux membres de la direction de mieux connaître leurs employés, de repérer les lacunes et d'élaborer des stratégies pour obtenir de meilleurs résultats. Ils servent à déterminer le niveau d'interaction et de satisfaction au travail, à la manière de KPI de satisfaction client appliqués en interne.

• Les sondages peuvent être le déclencheur du changement, notamment lorsqu'il s'agit de remédier à une mauvaise communication ou d'améliorer les stratégies existantes. En effet, une question bien conçue dans un sondage destiné aux employés peut révéler beaucoup de choses sur l'efficacité de la communication interne.

• Les sondages permettent également d'automatiser l'évaluation et la formation de tes employés. Répondre à un sondage avant un échange direct peut faire gagner du temps et assurer une communication continue. Interroger les employés sur ce qu'ils ont retenu de la formation est une façon ludique d'évaluer ton processus de formation.

Les équipes D'une Organisation Doivent Communiquer

La communication interne est utile pour fixer des objectifs, favoriser la collaboration entre les équipes, partager la vision et la mission, et diffuser des informations. Les entreprises doivent maintenir une communication continue avec leurs employés pour les tenir au courant des évolutions en cours et à venir, tout en entretenant l'esprit d'équipe.

Les problèmes de communication proviennent souvent d'un manque de clarté ou de cohérence dans la stratégie de communication interne.

Cela entraîne des objectifs non atteints, une perte d'activité et, dans certains cas, des conflits ouverts. Alors, que faire ?

La meilleure façon de déterminer l'efficacité de la communication d'équipe consiste à suivre des indicateurs relatifs aux processus de communication. Pour cela, utilise des sondages efficaces sur la communication avec les employés et analyse les données de tes canaux de communication interne.

Que Sont Les KPI De Communication Interne ?

Les responsables d'équipe ont régulièrement besoin d'indicateurs montrant que leur plan de communication interne favorise l'atteinte des objectifs et le bien-être des membres de l'équipe. Ces KPI de communication interne renseignent sur la qualité des échanges et permettent de repérer d'éventuels problèmes de communication.

Comme tout autre aspect d'une organisation, la communication interne doit être gérée comme un projet. Sans stratégies ni objectifs définis, les équipes ne communiqueront pas au niveau souhaité, et cette responsabilité incombe directement aux responsables. Parmi les indicateurs à suivre figurent :

• Taux de réponse aux messages internes

• Nombre de clics sur les e-mails internes

• Taux de rebond des articles du blog de l'entreprise

• Participation aux activités virtuelles de cohésion d'équipe

• Avis des employés sur l'entreprise sur des plateformes externes, comme les sites d'offres d'emploi Discussions des employés sur l'entreprise sur les réseaux sociaux

• Fréquence des conflits Motivation des employés

Pourquoi Utiliser Des Sondages Pour Suivre Les KPI ?

Au-delà de l'activité quantitative des employés, les responsables d'équipe doivent savoir ce qu'ils ressentent réellement face à leur environnement de travail et à la direction, et ce qu'ils en pensent. C'est là que les sondages anonymes sont utiles. En menant un sondage sur la communication interne et en posant les bonnes questions, tu peux mieux comprendre la communication au sein de l'entreprise et savoir comment l'améliorer. Voici en quoi les sondages sont utiles :

1. Vérifie Si Les Outils De Communication Interne Sont Adaptés

Il existe différents outils de communication, mais ils ne conviennent pas tous forcément à ton entreprise ou à ton équipe. Par exemple, une infographie peut être plus utile qu'un webinaire pour une petite organisation, surtout si les employés sont constamment en déplacement. De même, une application de discussion d'équipe peut diffuser les informations plus efficacement qu'un e-mail qui reste fermé.

Recommandation : Les sondages sur la communication interne doivent comporter une section consacrée aux outils de communication que les employés préfèrent selon les situations. 

2. Détermine Quelles Méthodes De Communication Fonctionneront

Les équipes chargées de la communication interne doivent trouver des moyens attrayants de communiquer. Il est important de savoir ce que les employés pensent des méthodes actuelles, si le ton est trop formel ou trop informel et si le contenu est trop verbeux.

Recommandation : Les sondages ne doivent pas comporter de questions complexes. Ils doivent porter sur la fréquence, le canal et le type de communication attendus.

3. Améliore Les Performances

Une étude a établi une corrélation entre l'engagement des employés et le stress.

L'une des fonctions de la communication interne consiste à motiver et à dynamiser les employés. Cet objectif doit être au cœur de toutes les stratégies de communication. 

Imaginons que tu aies constaté une baisse de l'engagement des employés envers tes actions de communication.

Cela peut notamment s'expliquer par un plan de communication interne qui manque de clarté, de réflexion ou de cohérence.

Recommandation : Les sondages sur la communication interne doivent demander aux employés s'ils connaissent les actions de communication de l'équipe et proposer un système de notation pour classer les activités les plus efficaces. Il peut s'agir d'e-mails ou d'éléments graphiques, de vidéos ou de webinaires programmés, voire de contenus conçus pour susciter leur curiosité.

Les sondages permettront aux équipes de communication interne de concentrer leurs efforts sur le canal le plus efficace pour améliorer directement les performances des employés. 

Les questions sur ce sujet doivent être aussi ouvertes que possible afin de montrer que l'organisation souhaite écouter les employés et comprendre leurs attentes.

4. Mesure La Réputation De La Marque De Ton Entreprise

La réputation d'une entreprise dépend souvent de ce que ses employés en disent. La communication d'équipe ne doit pas seulement transmettre des informations professionnelles, mais aussi des actualités centrées sur l'humain.

Les employés doivent recevoir davantage d'informations sur les promotions, les avantages et les récompenses. Cela envoie un signal fort de soutien et de reconnaissance. Les sondages constituent un excellent moyen de mesurer ce signal et peuvent servir d'indicateur de la réputation de la marque. Selon Statista, l'une des principales raisons qui poussent les employés à changer d'emploi est le manque de récompenses et de primes.

Recommandation : Les responsables d'équipe peuvent, et doivent, analyser les indicateurs issus des sondages pour évaluer la réputation interne de la marque. Il est préférable que ces questions ne soient pas ouvertes, car les réponses risquent de reposer sur le ressenti des participants. Utilise plutôt des échelles d'évaluation comportant des mentions comme « D'accord », « Tout à fait d'accord », « Pas d'accord » et « Pas du tout d'accord ».

5. Implique Tes Employés

La communication interne doit capter l'attention des employés au même titre que tout ce qui occupe leur esprit. Leur engagement est essentiel pour les motiver, les informer, les inspirer et les divertir. Selon la Harvard Business Review :

Recommandation : Utilise des sondages pour découvrir ce que tes employés veulent voir. Il ne suffit pas de diffuser des informations, les employés doivent avoir envie de les recevoir et d'interagir avec elles.

Conclusion

En renforçant les actions de communication interne et en posant les questions clés qui révèlent ce que les participants pensent plutôt que ce qu'ils ressentent, les responsables d'équipe peuvent améliorer la satisfaction des employés et ouvrir de nouvelles voies vers la réussite de l'organisation.

En définitive, une communication d'entreprise efficace repose sur la compréhension des besoins et des perceptions des employés, ainsi que sur une réponse adaptée aux problèmes de communication. Les sondages jouent donc un rôle essentiel dans l'amélioration des échanges avec les employés et la création d'un environnement de travail plus sain et plus propice au dialogue.

Utilise involve.me, la plateforme de création de quiz funnels par IA avec CRM intégré et automatisation des e-mails, pour partir de modèles prédéfinis de sondages sur la communication interne et créer tes propres sondages sur l'engagement des employés. Envoie ensuite des rappels et partage automatiquement les résultats grâce à l'automatisation des e-mails intégrée.
Ces sondages peuvent constituer un élément essentiel de ta stratégie de communication interne et favoriser un dialogue plus constructif au sein de ton équipe.

Auteur

Nikola Baldikov est responsable du marketing digital chez Brosix. Spécialisé dans le marketing SAAS, le SEO et les stratégies de prospection, il est aussi passionné de football et adore danser.